摘要：本文介紹了項目管控工具的設(shè)計思路及常見項目管控工具設(shè)計模型，闡述了項目管控工具對項目管理過程的控制和指導(dǎo)作用，闡明了項目管控工具在項目管理中的重要性。

關(guān)鍵詞：項目管理；項目管控工具。

一、基本概念

（一）項目

項目，簡單地說，就是在既定資源和要求的約束下，為實現(xiàn)某種目的而相互聯(lián)系的一次性工作任務(wù)，具體可以是一項工程、服務(wù)、研究課題及活動等，其具有明確的目標(biāo)、獨特的性質(zhì)、資源成本的約束性、項目實施的一致性、項目的不確定性、特定的委托人、結(jié)果的不可逆轉(zhuǎn)性等特性。

(二)項目管理

項目管理指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程，即對項目自投資決策開始至項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目預(yù)期目標(biāo)。項目管理內(nèi)容包含：綜合、范圍、進度、成本、質(zhì)量、人力資源、風(fēng)險、溝通、采購等九部分內(nèi)容，同時項目管理過程可以劃分為啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控及收尾五個階段，各階段相互作用。

二、項目管控工具設(shè)計

基于項目管理特性，單個項目管理環(huán)節(jié)多且內(nèi)容復(fù)雜，那么在多個項目同時進行或一個項目由多個項目組同時實施的情況下，如何進行項目統(tǒng)一管理？如何準(zhǔn)確的對各業(yè)務(wù)模塊進行優(yōu)先級排序？如何把控好項目管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)？如何讓所有項目組成員有條不紊的開展工作？如何確保在預(yù)定時間和成本之內(nèi)，開發(fā)完成質(zhì)量合格的產(chǎn)品，從而達到預(yù)期目標(biāo)？等等一系列問題，是項目實施過程的重中之重。這就要求項目單位必須具備統(tǒng)一的項目管理制度和管控工具，幫助和指導(dǎo)項目經(jīng)理進行相關(guān)管理，以提高項目管理的效率和水平。

（一）項目管控工具設(shè)計思路

基于這種現(xiàn)實需求，結(jié)合項目實施五個階段的工作任務(wù)，總結(jié)了各階段控制重點及對應(yīng)管控工具模型。

（二）項目管控工具設(shè)計模型

項目啟動及規(guī)劃階段，結(jié)合本階段內(nèi)工作任務(wù)，確定以項目論證、項目范圍、預(yù)期目標(biāo)、項目組構(gòu)成、項目實施計劃及預(yù)算等為管控重點，設(shè)計了“項目立項申請書”和“項目預(yù)算請示審批單”兩項模型，其中，“項目立項申請書”包含項目的基本信息、工作組成員和職責(zé)分工、項目實施必要性和可行性分析、項目實施計劃、項目預(yù)算及審批意見六大模塊，“項目預(yù)算請示審批單”則以資金為主線，更細(xì)化的呈現(xiàn)項目實施所需資金金額、測算過程及證明文件等，充分體現(xiàn)項目決策過程、實施計劃及預(yù)算情況。

“立項申請書”和“項目預(yù)算請示審批單”模型，明確了項目范圍、目標(biāo)和定位，擬定了項目實施所需的人員、時間、資金等資源配置和需求，制定了項目實施管理、溝通管理及風(fēng)險管理等計劃，能夠有效規(guī)避項目范圍不明確、項目組成員配備不合理、項目實施計劃不夠細(xì)化等前期設(shè)計問題，為項目順利實施奠定了基礎(chǔ)。

執(zhí)行與監(jiān)控階段，綜合常見項目本階段主要工作任務(wù)，這一階段需要結(jié)合項目特點制定合適的項目溝通機制、項目監(jiān)督反饋機制、項目變更管理機制，在此基礎(chǔ)上設(shè)計對應(yīng)的管控工具，以確保項目實施過程留痕，提高項目管理的規(guī)范性，監(jiān)督項目實施的真實性和職能履行的有效性，表4分別以培訓(xùn)類、會議類、調(diào)研類、采購類項目為例，設(shè)置了項目執(zhí)行與監(jiān)督過程擬需要使用的主要管控工具模型。

結(jié)合項目執(zhí)行與監(jiān)控階段的重要關(guān)注點，以上管控工具的使用可有效幫助項目單位監(jiān)督項目實施，降低項目管理不規(guī)范、資金使用不合規(guī)等重大問題的風(fēng)險，有利于項目預(yù)期目標(biāo)達成。

收尾階段，這一階段的工作重點為項目資金結(jié)算、項目總結(jié)和文件歸檔，針對資金結(jié)算設(shè)計了“資金結(jié)算請示審批單”，要求項目負(fù)責(zé)人收集整理項目執(zhí)行過程所有支出的原始憑證并填寫“資金決算表”，隨同“資金結(jié)算請示審批單”一起提交財務(wù)部門報銷清算，具體模型詳見表5；項目執(zhí)行結(jié)束后，項目負(fù)責(zé)人需對項目資金支出情況、項目實施情況、目標(biāo)實現(xiàn)情況及存在的問題以“總結(jié)報告”形式反饋，為后續(xù)項目實施提供指導(dǎo)和規(guī)范，“總結(jié)報告”模型將結(jié)合項目特點進行設(shè)計。最終，在所有項目實施結(jié)束后，對項目實施過程文件進行歸檔整理，確保項目檔案資料齊全。通過這一階段對項目實施過程的反思或?qū)�項目成果�?yīng)用，有利于項目單位對項目經(jīng)驗或教訓(xùn)的總結(jié)和傳承，亦可以加強項目組成員對文檔重要性的認(rèn)識，確保項目資料的完整，以方便后期使用和查閱。

三、項目管控工具使用優(yōu)勢

（一）有利于提高工作效率

項目管控工具涵蓋了自立項申請、實施過程至文件歸檔全部實施過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)控，項目組僅需對應(yīng)項目管控工具模型結(jié)合項目特點稍加細(xì)化并嚴(yán)格執(zhí)行，不僅能減少對項目經(jīng)理的依賴，又可以確保項目實施過程規(guī)范、項目檔案資料完整，對項目實施具有一定的指導(dǎo)作用，有利于提高項目組的工作效率。

（二）有利于提高項目管理的規(guī)范性

項目管控工具的系統(tǒng)使用，既可以保障同一項目的不同工作組或不同項目的工作組能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，又可以確保各項目組均能夠按照規(guī)范的項目管理流程進行項目管理和實施，提高項目管理的全面性，有利于提升項目單位的項目管理水平，確保項目管理規(guī)范和合理。